Por: Jorge Maldonado Díaz
Porque el acceso a la información pública depende de que las autoridades documenten y conserven adecuadamente sus actuaciones, la Coparmex de Nuevo León pidió a los diputados locales incluir para el próximo período de sesiones la revisión y actualización de la Ley de Archivos.
El organismo empresarial señaló que el proceso de armonización del marco jurídico estatal en materia de transparencia y acceso a la información representa una oportunidad para fortalecer toda la cadena de rendición de cuentas y no limitarse únicamente a determinar qué autoridades asumirán las funciones del actual sistema.
Roberto Cantú Alanís, presidente de COPARMEX Nuevo León, sostuvo que la transparencia comienza desde el momento en que una autoridad genera y documenta una decisión, y no hasta que un ciudadano presenta una solicitud de información.
“Podemos tener buenas leyes de transparencia, pero si la información no se documenta correctamente, no se conserva o no puede localizarse, el derecho de acceso a la información se debilita”, señaló.
La Coparmex recordó que la Ley de Archivos para el Estado ya establece obligaciones para que los sujetos obligados administren, organicen y conserven sus documentos. Sin embargo, consideró necesario realizar un diagnóstico para conocer el nivel de cumplimiento de estas disposiciones en el Gobierno del Estado, organismos públicos y municipios.
El organismo también planteó la necesidad de modernizar los sistemas de gestión documental ante la creciente digitalización de la administración pública. Expedientes electrónicos, bases de datos, plataformas y sistemas administrativos concentran información relevante sobre el ejercicio de facultades, el uso de recursos públicos y la toma de decisiones.
En este contexto, señaló que los sistemas de archivo deben incorporar mecanismos adecuados de respaldo, trazabilidad y transferencia de información, de manera que los documentos permanezcan disponibles pese a los cambios de funcionarios, administraciones o plataformas tecnológicas.
Uno de los puntos que requiere especial atención son los procesos de entrega-recepción, debido a que los cambios de administración no deberían provocar la pérdida de expedientes o información relacionada con contratos, obras, permisos, programas y decisiones públicas.
“La información pública no pertenece a una administración ni a un funcionario. Es patrimonio institucional y debe permanecer disponible para dar continuidad a la gestión pública, fiscalizar recursos y rendir cuentas”, afirmó Cantú Alanis.
